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Blog, Événementiel

Organisation du Congrès CJD Nancy 2018S’il y a bien un mot à ne jamais, ô grand jamais, oublier pendant la préparation d’un évènement, c’est bien celui de l’anticipation. Inutile de revenir sur l’étymologie du mot anticiper ? En effet, nul n’ignore qu’il vient du latin « anticipare », composé de ante (« avant ») et du verbe latin capere (« prendre »), comprenez : prendre les devants… Mais revenons plutôt à notre sujet et cessons de nous éparpiller. Là aussi, un conseil utile : se fixer un cadre et ne pas oublier l’objectif de l’évènement ! 😉

 

Donc… « anticiper » : c’est d’une évidence, pensez-vous ! Si vous avez déjà organisé un événement, vous savez que le quotidien est ordonnancé, séquencé par la planification, la programmation, la projection, la prévision, l’action, et surtout pas la procrastination !

 

Malgré toutes ces certitudes, il n’est pas rare de voir qu’à l’approche du Jour J, happé par les urgences et les dernières requêtes, le responsable du projet consacre de moins en moins de temps, voire oublie cette règle d’or. Attention : ces problèmes risquent de se payer cash…

 

Chez Trait d’Union, nous avons mis en place deux règles, non négociables, pour éviter la panique, les bugs ou l’essoufflement lors de la dernière ligne droite :

– tout doit être impérativement fini 1 semaine avant le jour J.

– il faut faire, refaire et encore refaire le point sur le déroulé de l’événement.

 

Tout finir 1 semaine avant le jour J

Nous ne souhaitons pas ajouter une pression supplémentaire en supprimant 5 jours de travail qui pourraient être précieux dans l’organisation mais cette règle nous a souvent sauvée la mise.

Dernier exemple en date, en mai dernier, lorsque nous avons appris le lundi matin que le Premier Ministre prendrait la parole le vendredi après-midi devant un Congrès de 1 500 personnes où nous avions en charge la gestion logistique !

 

« Ok, on gère… » « Tranquille » pourrions-nous même ajouter ! Car nous étions prêts. Nous pouvions donc accueillir les imprévus et, par là-même, le Premier Ministre ! Notons néanmoins que, même si les équipes de Matignon ont été bienveillantes et disponibles, elles ont un peu mis à mal l’organisation initialement prévue. Portiques de sécurité, identité des participants, filtrage, déminage, calage des caméras officielles… Un brin chronophage certes mais ce fut un plaisir à organiser car nous savions que le reste de l’événement était en ordre de marche. Et tout a marché !

 

Faire, refaire et encore refaire le point sur le déroulé de l’évènement

S’accorder – ou plutôt – s’obliger à s’accorder des pauses pour faire un point sur toutes les étapes de l’évènement permet de « lever les lièvres », détecter les éventuels points faibles et donc… d’anticiper sur les solutions. Ceci est valable pendant toute la préparation de l’évènement mais aussi (et surtout) lors de la dernière ligne droite.

 

Ce point d’étape permet à chacun des acteurs (accueil, régie, logistique…) de se remémorer les enchaînements de l’événement et d’ajuster son intervention en fonctions des derniers changements…

 

La morale de cet article ? Mieux vaut anticiper que stresser


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Événementiel
Trait d’Union a acquis une véritable expertise en événements d’entreprise, séminaires congrès, forums, organisation évènementielle, tourisme d’affaire…  Notre rôle : vous concocter un évènement sur-mesure, de A à Z,  avec des prestations à la carte, quelque soit le lieu et l’objectif. Nous avons les idées, les intervenants et les thèmes, les hôtels, les sites et les animations, la maitrise de la logistique, la gestion des cadeaux d’affaires et celle des prestataires de services les mieux adaptés à vos besoins (traiteurs, régie, hôtel, hôtesses…), pour vous permettre de vous consacrer uniquement à vos invités. Nous nous positionnons comme une agence évènementiel créative et innovante avec comme particularité (et atout) tout le savoir-faire de notre studio graphique, spécialisé dans le print et le digital pour concevoir et réaliser les supports de communication dédiés à votre évènement : invitation, site internet, gestion des inscriptions en ligne, programme, affiches, badges, signalétique, infodécors, Powerpoint, kakemono, réseaux sociaux, interaction avec vos invités…  

Notre intervention se résume en 4 étapes :
  • Définir et concevoir le projet / organiser son déploiement
  • Planifier les moindres détails
  • Gérer le dossier de A à Z
  • Optimiser le budget
La preuve en images :
WORLD MATERIAL FORUM / NANCY
Les deux premières éditions du WMF ont rassemblé à Nancy en 2015 et 2016, sur 3 jours, industriels et chercheurs sous la présidence de Philippe Varin, Président d’Areva, qui a réuni pour l’occasion des participants de renom comme Emmanuel Macron, le chercheur Ludwik Leibler, Carlos Tavares, patron de PSA Peugeot Citroën, Pierre-André de Chalendar, PDG de Saint-Gobain et Thierry Le Hénaff, celui d’Arkema… La troisième édition du WMF, qui aura lieu en juin 2017 à Nancy, est en cours de préparation.  
 
ECOREVOLUTIONS / NANCY
EcoRévolutions est une manifestation portée par Le Point et organisée par la société Zehus. Le magazine conçoit cet évènement en phase avec ses valeurs, avec la volonté de lui donner une dimension nationale et internationale. Depuis deux ans, l’évènement a réuni plus de 30 intervenants d’envergure internationale, 6 journalistes du Point dont Franz-Olivier Giesbert,  Etienne Gernelle, François Lenglet, plusieurs tables rondes avec entre autres Leszek Balcerowicz, Cynthia Fleury, Nicole Notat, Agnès Verdier-Molinié, Bernard Thibault et quelques interviews face à face avec notamment Lech Walesa avec en clôture un dîner de gala dans les grands salons de l’Hôtel de Ville. Trait d’union a  conçu l’habillage scénographique et réalisé les supports de communication de cet évènement.  
 
TRANSDEV / NICE
« Une journée pour construire le présent du transport public… et réfléchir ensemble à notre possible contribution à une stratégie de transition énergétique réussie ». C’est ainsi que Jean-Marc Janaillac, Président Directeur Général Transdev, en présence de Laurence Broseta, Directrice générale France, résumait les objectifs de la journée Eco mobilité organisée par Transdev le 8 juin dernier à l’aéroport de Nice. Plus de 100 personnes (élus, acteurs du territoire, partenaires, experts internes…) se sont réunies pour apprendre et partager sur les questions posées par une transition énergétique dont l’échéance se rapproche. [tw-button size= »small » background= » » color= »black » target= »_self » link= »http://www.traitdunion-com.fr/web/blog/ »]<<[/tw-button]
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Événementiel
La Caisse d’Epargne Rhône Alpes renouvelle son partenariat avec Trait d’Union pour l’organisation de ses Assemblées Générales accueillant 5 000 sociétaires répartis sur 11 lieux en région RA. Reportages, films, interviews, échanges, proximité, témoignages, … prendre le temps d’écouter, d’accompagner, et de conseiller : une communication dynamique, interactive et efficace.
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Événementiel

 

Votre événement se déroule dans un lieu peu propice à l’accueil du public ?

Nos « AS » de l’événementiel peuvent vous aider ! Un exemple ? L’inauguration d’un nouveau centre de tri interdépartemental pour SUEZ Environnement.

 

AS’tuce 1 : recréer un espace convivial

• Installation d’un chapiteau chauffé de 375 m2. Un espace confortable dédié à la présentation, les échanges et les moments de restauration.

• Embellissement du lieu par une décoration personnalisée.


AS’tuce 2 : prévoir un accueil et un accompagnement des invités soignés et sur-mesure

• Accueil personnalisé assuré par les hôtesses.

• Signalétique claire et homogène pour la visite.


AS’tuce 3 : gestion de votre événement, « timé et rythmé » par des temps forts

• Organisation de visites guidées sur un parcours pédagogique.

• Interventions d’experts et de personnes de renommée publiques.


AS’tuce 4 : ponctuer votre événement par un moment de détente et de partage

• Aménagement d’un buffet, gestion du traiteur, décoration.


AS’tuce 5 : pour marquer les esprits, offrir un présent « souvenir »

• Chacun des 200 invités s’est vu offrir un pot de jonquilles, symbole de renaissance et d’espoir.

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Événementiel
 
1 – Écrire le scénario

2 – Trouver et réserver les espaces réceptifs

3 – Réaliser l’identité visuelle de l’événement

4 – Décliner cette charte sur l’ensemble des supports de communication

5 – Prévoir la signalétique

6 – Identifier les besoins techniques (son, lumière, vidéo, mobilier…)

7 – Établir le listing des invités / invitations

8 – Réaliser des badges

9 – Engager un traiteur

10 -Et enfin… trouver l’Agence de communication qui saura organiser et coordonner l’ensemble de cet événement pour vous !
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