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Organiser un événement, c’est toujours possible !

 

Coup dur pour l’événementiel en cette rentrée post-covid ! Port du masque, application des gestes barrières, respect de la distanciation sociale… autant de contraintes sanitaires qui peuvent freiner certains à organiser leurs futurs événements. Et pourtant ! OUI, il est encore possible de réussir un événement en cette période si particulière ! 

Il y a quelques semaines à Nancy, Trait d’Union gérait l’organisation de la 6e édition du World Materials Forum. Sous la présidence de Philippe Varin (Président du conseil d’administration de Suez) et de Victoire de Margerie (Vice-présidente du WMF et Présidente de Rondol Group), cet événement réunit depuis 6 ans à Nancy les plus grands industriels mondiaux autour d’un sujet clé : comment allier développement durable et compétitivité économique dans le domaine des matériaux. Conférences et échanges professionnels, déjeuner et dîner de gala, ce premier événement post-covid a démontré qu’il est possible de réunir 130 professionnels pendant deux jours, tout en respectant l’ensemble des normes sanitaires en vigueur. On vous donne quelques conseils pour un événement post-covid réussi…

 

Une jauge divisée par deux

Chaque année, ce sont entre 250 et 300 personnes qui assistent au World Materials Forum. Compte tenu du contexte actuel et des normes préfectorales, les organisateurs ont décidé de diviser le nombre de participants par deux, avec 130 personnes accueillies en présentiel. Cette nouvelle jauge a permis de réorganiser la salle de plénière en installant un siège d’écart entre chaque participant.

Le respect strict des normes sanitaires 

Port du masque obligatoire, prise de température, lavage des mains à l’entrée, distanciation sur scène, désinfection des micros et des casques après chaque intervention, mise à disposition de gel hydroalcoolique dans tout le bâtiment… toutes les mesures sanitaires ont strictement été appliquées.

Des interventions en live streaming bien organisées en amont

L’absence des intervenants étrangers (principalement en provenance du Japon, de Singapour et des Etats-Unis) ne doit pas être un frein à la réussite d’un tel événement. A l’heure du digital, les interventions en visio-conférence rencontrent un franc succès, mais attention, cela ne s’improvise pas ! Que ce soit le discours du japonais Shunichi Miyanaga, CEO de Mitsubishi Heavy Industries ou de l’américain Robert Friedland, fondateur de Ivanhoe Mines, chaque intervention a été planifiée en amont, avec l’aide de traducteurs anglo-japonais et franco-anglais. Résultat : des conférences alternant interventions en présentiel et en visio-conférence, pour des échanges fluides et constructifs.

Un protocole sanitaire strict pour le déjeuner et le dîner de gala

En lien avec la Préfecture, Alain Marcotullio, Directeur de Marcotullio Traiteurs et Président des Traiteurs de France, a élaboré un protocole sanitaire strict pour le dîner de gala du mercredi soir et le déjeuner du jeudi midi : le cocktail déjeunatoire a été remplacé par un cocktail assis avec service à table et l’organisation du dîner de gala a été repensée avec des tables davantage distanciées et un maximum de 10 personnes par table, comme l’impose le protocole sanitaire. Le port du masque, une désinfection rigoureuse des mains des serveur(se)s et une gestion des déchets régulière, évitant toute propagation, ont été de mise tout au long des repas.

Un événement co-construit avec la préfecture de Meurthe-et-Moselle

L’organisation de cette édition post-covid a été validée, en amont, par la Préfecture de Meurthe-et-Moselle. En effet, pour un événement réussi, il est essentiel que chaque organisateur respecte l’ensemble des mesures sanitaires imposées par la Préfecture et puisse justifier, si besoin, leur mise en place. 

 

L’édition 2020 du World Materials Forum a su démontrer qu’il était toujours possible d’organiser un événement dans le contexte inédit que nous traversons. Alors oui, l’organisation peut sembler en apparence plus contraignante qu’auparavant, mais avec beaucoup d’anticipation, d’ingéniosité et d’adaptabilité, soyons convaincus d’une chose : l’événementiel traversera cette crise sanitaire !

Merci aux partenaires et aux acteurs du territoire qui nous ont aidés à faire de cet événement une réussite.



Rapport d’activité de la Direction des Affaires Culturelles :
une collection au pied du mur !


Depuis 3 ans, Trait d’Union collabore avec la Direction des Affaires Culturelles (DAC) de la ville de Lyon pour les accompagner dans la création d’un nouvel outil de communication, vitrine de leur organisation et compétences. Ce rapport d’activité constitue la pièce maîtresse de la délégation à la culture de Lyon aux cotés des 11 établissements culturels municipaux. 

Derrière les chiffres et les courbes de cette organisation, ce sont des femmes et des hommes qui œuvrent quotidiennement et s’impliquent dans la mise en place d’actions fortes auprès des lyonnais en faveur du rayonnement de la culture. Ce rapport d’activité montre toute la diversité et la richesse de l’offre culturelle de la ville.

 

Un enjeu pour TU : créer un document aussi créatif qu’utile, aussi singulier qu’accessible à tous. Cette collaboration sur le long terme nous a conduit à proposer une véritable « collection » de rapports d’activité autour du thème central de l’art urbain, et plus précisément des murs peints, si représentatifs de l’esprit street art lyonnais.

Pendant 3 années, nous avons renouvelé nos créations, tout en conservant une cohérence graphique entre les éditions. Notre objectif : mettre en valeur des iconographies esthétiques sans jamais concéder à la clarté et l’organisation des informations. Un exercice relevé avec brio par nos équipes !


 Témoignage

« La Direction des Affaires Culturelles de la Ville de Lyon a sélectionné, en 2018, l’agence Trait d’Union pour la réalisation de son premier rapport d’activité. Se sont succédées trois années de travail en commun d’où sont issues trois éditions du rapport d’activité. La collaboration avec toute l’équipe a toujours été très facile et constructive au fil de ces trois périodes. Nous avons, à tout instant, rencontré des interlocutrices et interlocuteurs particulièrement à l’écoute et attentifs à nos demandes ». Christine Tollet, Direction des Affaires Culturelles de Lyon.

 

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